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關於高校家具資產信息化管理探討

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-10-02  來源:網絡  瀏覽次數:25
  摘 要 家具是高校國有資產組成部分,根據家具資產數量大、價值低的特點,在互聯網+的背景下,提出通過信息化手段,進一步對高校家具資產進行全過程管理,並提出了家具管理信息化係統管理端、服務端和移動端的設計構想。
  關鍵詞 高校;家具;資產;信息化
  1 家具資產管理的現狀與困惑
  家具是高校開展教學、科研及後勤保障工作的重要支撐,是學校國有資產組成部分之一。根據《高等學校財務製度》(財教〔2012〕488號)等相關文件規定,單位價值在1000元(含)以上,使用期限在一年以上,並在使用過程中基本保持原有物質形態的家具作為固定資產管理。單位價值雖未達到規定標準,但是耐用時間在一年以上的大批同類家具,作為固定資產管理。
  經過調研,截止2014年底,國內某大學的家具資產總量為2.73億元,件數為45.65萬件,其中單價小於1000元的家具計1.16億元,件數39.45萬件。從價格上看,在文件規定的價格標準(單價1000元以上)之上的資產占到總量的57.51%,件數僅占資產總量的13.58%。換句話說,文件規定的“單位價值雖未達到規定標準,但是耐用時間在一年以上的大批同類家具”數量上占86.42%的家具,其價格隻占了總量的四成。大批低值家具成為該大學管理難度較大的對象。
  家具作為固定資產的一部分,與其他固定資產相比有相同點也有不同點。而管理的難點就在於這些不同點。
  (1)使用單位對家具作為固定資產管理的意識仍不夠強。家具資產相對其他設備資產來說,價值低、數量大、技術含量低,家具隨意移動、丟棄、自行報廢等情況在所難免。
  (2)過去相對落後的管理方式對目前的家具資產管理帶來一定困擾,尤其是家具盤點存在難度。以往家具增置時取得的信息不全或存在錯誤信息都直接影響家具資產的管理效率及準確率。
  (3)現有的資產管理信息化係統操作性有待提高。該大學現有家具資產管理係統仍然缺乏易用性和可操作性,一定程度上影響了管理效率。
  綜上,在互聯網+的背景下,在管理需求的倒逼下,必須采用更先進的信息化手段,對家具資產管理進行一次改變,以適應日益增大的家具資產量,提升管理質量[1]。
  2 變革
  一般的信息化管理係統均分為前端和後端,有的還開發了移動端。前端即展示給使用者的服務界麵,後端是管理者的管理界麵。即在同一個係統框架下展示不同的內容給不同權限的係統使用者。鑒於資產管理係統已相當成熟,現僅根據家具資產的特點和該大學在管理上的困惑,通過校、院(係)、所(室)三級管理,從管理端和服務端的功能設置方麵提出一些見解與思考。
  根據相關的資產管理文件及工作流程,製定、簡化係統流程,包括從家具的采購、增置、調劑到報廢一整條完整的流程。
  按照各個環節的管理流程,分別設計信息化係統管理端與服務端的功能,拓展移動端功能。
  2.1 管理端設計思考
  家具的管理基本分為兩類,一類是資產賬管理,包括各類資產數據信息;一類是使用管理,也就是資產增置、報廢、調劑等過程管理。基於此分類,將管理的一級欄目分為資產管理和審批管理,相關的二級欄目及具體內容見表1。
  2.3 移動端設計思考
  在移動互聯網時代,人們的生活習慣隨之改變,移動端開發也成為當下的潮流。在家具資產管理方麵,移動端也能給用戶帶來了不一樣的體驗。移動端蘊藏巨大發展潛力,尤其是充分利用移動設備的拍照與掃碼功能,實現信息查詢和簡單業務辦理。
  (1)公開查詢。使用移動終端讀取家具資產標簽的二維碼,可查詢本資產相關信息。
  (2)單位業務查詢和辦理
  ①查詢單位名下資產;
  ②辦理自行購置申請、調劑申請、增置申請和初審、報損報廢申請。
  ③移動掃碼盤點。在家具清查、盤點過程中,使用移動終端讀取家具資產標簽的二維碼,可確認、維護該資產相關信息。
  (3)個人業務查詢和辦理
  ①查詢個人名下資產。
  ②辦理自行購置申請、家具調劑申請、家具增置申請。
  通過以上設計,同時考慮到安全性,係統應具有嚴格的權限控製,采用資源集中統一授權機製,將用戶按一定的級別分類,可設置不同級別的用戶訪問、管理不同級別的站點和欄目,實現提供基於角色的訪問控製的權限管理。
  3 展望
  在浙江全省推行“最多跑一次”的背景下,信息化建設顯得尤為重要。信息化係統要更易用,更完整,更簡潔。通過係統的建設,為各單位提供一個完善的管理平台和準確無誤的數據,處理管理活動中的疑難問題、數據統計、分析等;通過係統與各相關係統接口的建設,減少教職工往返奔波,減輕資產歸口管理部門工作量,同時確保賬賬相符。
  另一方麵,仍要通過製度建設和家具資產管理中數據采集方式的轉變,來提高教職工對家具資產管理的重視度和參與度,共同做好家具資產管理工作,確保家具資產的賬實相符。
  參考文獻
  [1] 王關德,薑雄暉.多校區高校家具類資產信息化管理的思考[J].管理觀察,2010,(23):176-177.
 
 
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